确定年会主题和目标

需要确定年会的主题和目标，主题应该与公司的文化、业务、发展等方面相关联，而目标则是希望通过这次年会达到什么样的效果，比如增强员工凝聚力、展示公司成果等。

制定预算

根据主题和目标，制定年会的预算，预算应该包括场地租赁、节目安排、餐饮、交通、礼品等方面的费用。

选择场地

根据预算和活动规模，选择适合的场地，场地应该能够容纳所有参加人员，同时也要考虑到场地的装修、设施、交通等因素。

安排节目

根据年会的主题和目标，安排合适的节目，可以包括公司员工的才艺表演、游戏互动、领导致辞等，也要考虑到节目的时间和流程安排。

策划餐饮

年会餐饮是重要的环节之一，需要考虑到参加人员的口味和饮食习惯，可以提供多种菜品和饮料，同时也要注意餐饮的卫生和质量。

交通安排

如果参加年会的员工来自不同的地方，需要安排交通接送，可以提供大巴车接送或者给出交通指南，确保员工能够顺利到达场地。

礼品准备

为了表达对员工的感谢和激励，可以准备一些小礼品，礼品可以根据公司的文化和预算来选择，比如定制的文具、电子产品、纪念品等。

在活动执行过程中，需要确保各项安排得以顺利进行，并及时处理突发情况，活动结束后，需要进行后期总结，总结活动的成果和不足，为以后的活动提供经验和参考。