1、确定年会主题和形式：根据公司的文化和需求，确定年会的主题和形式，这将有助于确定后续的策划方向和预算分配。

2、预算分配：

- 策划与执行费用：包括策划公司的服务费、创意设计费、活动执行人员的工资等。

- 场地租赁费：根据年会规模和地点，计算场地租赁费用。

- 餐饮费用：包括自助餐、桌餐等费用，根据参与人数和餐饮标准来计算。

- 娱乐节目费用：如请专业表演团队、乐队等。

- 奖品和礼品费用：根据公司的奖励政策和年会规模来计算。

- 交通费用：包括接送嘉宾、参与者的交通费用以及活动期间的交通安排费用。

- 其他费用：如音响设备租赁费、摄影摄像费、应急备用金等。

3、详细预算规划：

- 策划公司服务费：根据服务内容和时间来确定，一般以项目总预算的一定比例计算。

- 场地租赁费预算：根据所选场地和活动时间来计算，可以与场地提供方商议价格。

- 餐饮预算：根据参与人数和餐饮标准来计算，可以提前了解市场价格并选择合适的供应商。

- 娱乐节目预算：根据需求和预算来决定是否请专业团队或自行组织。

- 奖品和礼品预算：根据公司的奖励政策和预算来决定奖品和礼品的种类和数量。

- 其他费用预算：根据具体情况进行估算，并留出一定的应急备用金。

4、汇总预算：将各项费用进行汇总，得出总预算。

需要注意的是，以上只是一个大致的预算规划流程，具体预算还需根据公司的实际需求和预算情况进行调整，在制定预算时，要充分考虑公司的实际情况和参与者的需求，确保预算的合理性和有效性，也要注意留出一定的余地，以应对可能出现的意外情况。