确定年会主题和目的

需要确定年会的主题和目的，主题应该与公司的文化、业务和发展方向相符合，目的是为了表彰员工、加强团队凝聚力、展示公司形象等。

确定时间和地点

根据公司的日程安排和参与人员的实际情况，确定年会的时间和地点，考虑到大连的气候和交通情况，建议选择在室内场地进行，并提前预订好场地。

确定参与人员

确定年会的参与人员，包括公司员工、客户、合作伙伴等，根据参与人数，安排好场地大小和座位数量。

策划节目安排

节目安排是年会的重要组成部分，应该根据参与人员的兴趣和公司的文化特点进行策划，可以包括文艺表演、游戏互动、颁奖典礼等环节，要考虑到节目的顺序和时间安排，确保整个活动流程的顺畅。

安排餐饮住宿

根据参与人员的数量和需求，安排好餐饮和住宿，可以提供自助餐、桌餐等多种餐饮方式，并确保食品的质量和卫生，如果需要安排住宿，也要提前预订好酒店或宾馆。

制定宣传方案

制定年会的宣传方案，包括宣传渠道、宣传内容和宣传时间等，可以通过公司内部渠道、社交媒体、邀请函等多种方式进行宣传，提高年会的知名度和参与度。

预算和费用管理

根据年会的规模和需求，制定预算和费用管理方案，要考虑到场地租赁、节目策划、餐饮住宿、宣传等多个方面的费用，并确保费用的合理使用和管理。

年会结束后，进行后期总结和评估，对活动的组织、节目安排、参与情况等方面进行总结和反思，总结经验教训，为今后的活动提供参考。